23
Chuẩn bị và thiết kế không gian
Hai bước xảy ra trước khi có ai nói một lời. Chúng quyết định phần lớn chất lượng của mọi thứ sau đó, và chúng là hai bước duy nhất bạn kiểm soát được hoàn toàn.
Bước 1 — Bảng chuẩn bị ba cột
Trước mỗi cuộc gặp quan trọng, hãy tách rõ ba thứ mà người ta thường trộn lẫn. Việc trộn lẫn chúng là nguồn gốc của thiên kiến xác nhận, và nó xảy ra trước khi bạn gặp người kia.
Chín phác hoạ nhân cách — dùng như giả thuyết, không dùng như nhãn
Có một khung cổ điển về chín kiểu nhân cách, hữu dụng như một tập giả thuyết sơ bộ về cách tiếp cận. Nó đi kèm một cảnh báo mà chính khung đó tự đưa ra, và cảnh báo này đáng được đọc trước bảng:
Về cơ bản, mọi sơ đồ gán nhãn con người đều sai tự thân; áp dụng tuỳ tiện, chúng luôn tạo ra méo mó. Hiểu thật sự một cá nhân đáng giá hơn nhiều so với kiến thức thấu đáo về cái ô mà ta đã xếp người đó vào.
| Kiểu | Đặc trưng | Cách tiếp cận |
|---|---|---|
| 1 · Trật tự, bướng bỉnh | Tiết kiệm, ngăn nắp, lạnh, thiên về trí tuệ. Quyết định rất chậm. Kín đáo. Nuôi hận. Sợ và ghét quyền uy từ nhỏ | Tránh vai quyền uy thù địch. Không đe doạ, không vồ lấy lời nói lảng. Phòng và chính bạn nên cực kỳ ngăn nắp. Rapport là tất cả |
| 2 · Lạc quan | Vui vẻ, bốc đồng, không nhất quán. Không chịu được áp lực. Chạy trốn xung đột | Tiếp cận kiểu người lớn hiền hoà. Trấn an làm họ mở ra; áp lực làm họ co vào. Không hứa điều không thực hiện được |
| 3 · Tham lam, đòi hỏi | Bám dai, phụ thuộc, thụ động. Đổi lòng trung thành khi thấy bị bỏ rơi. Hay trầm cảm | Không cự tuyệt, nhưng cũng không nhượng bộ đòi hỏi quá đáng. Một đặc ân nhỏ thường đủ — nhu cầu thật là an toàn, không phải vật chất |
| 4 · Lo âu, tự coi mình là trung tâm | Sợ nhưng che bằng liều lĩnh. Khoe khoang. Cực kỳ nhạy cảm với sự coi thường | Đánh vào tính hiếu danh — khen lòng can đảm. Đừng ngắt lời hay chế nhạo sự khoe khoang. Bỏ qua các lời nói dối không liên quan |
| 5 · Bị cảm giác tội lỗi dày vò | Lương tâm tàn khốc và phi thực tế. Có thể thú nhận điều không làm | Rất khó và rất nguy hiểm. Lời buộc tội kích hoạt thú nhận giả. Mọi thông tin liên quan tới vấn đề đạo đức của họ phải bị coi là chủ quan và đáng ngờ |
| 6 · Hỏng vì thành công | Không chịu được thành công; luôn thất bại ở đúng điểm then chốt | Không có vấn đề đặc biệt, trừ khi chạm vào cảm giác tội lỗi hoặc lý do thất bại trong quá khứ. Cô lập vùng đó |
| 7 · Sống trong thế giới riêng | Không gắn bó thật, nhưng rất cần được tán thành | Nói dối dễ dàng để được tán thành — họ nói điều họ nghĩ bạn muốn nghe, và có thể không ý thức rằng mình đang nói dối. Cách gỡ: làm rõ rằng nói sai sẽ không được ưu ái, nói thật sẽ không bị thất sủng |
| 8 · “Ngoại lệ” | Tin rằng đời nợ mình nhiều, vì một bất công có thật trong quá khứ | Cần được công nhận sự bất công đó trước khi làm bất cứ việc gì khác |
| 9 · Mức trung bình | Phần lớn mọi người | Quy trình chuẩn ở chương 24 và 22 |
Một câu đáng nhớ về giới hạn của lập luận
Nếu bạn định tạo ra sự hợp tác bằng một lời kêu gọi lý tính, trước tiên hãy xác định xem sự kháng cự của người kia có dựa trên lý tính hay không. Lời kêu gọi sẽ trượt đi vô hiệu nếu sự kháng cự chủ yếu là cảm xúc. Kháng cự cảm xúc chỉ hoá giải được ở cấp độ cảm xúc — và trong bộ sách này, “cấp độ cảm xúc” nghĩa là thấu cảm và rapport, không phải sợ hãi.
Bước 2 — Bốn vị trí ngồi
| Vị trí | Dùng khi | Dữ liệu |
|---|---|---|
| B1 · Góc | Phỏng vấn, trò chuyện thân mật, mọi lúc bạn muốn đọc được người kia | Dời ghế sang vị trí này làm dịu không khí căng thẳng và tăng cơ hội có kết quả khả quan |
| B2 · Hợp tác | Cùng làm một việc, cùng xem một tài liệu, trình bày và muốn được chấp nhận | 55% số người chọn đây là vị trí hợp tác nhất |
| B3 · Cạnh tranh | Chơi cờ, khiển trách, hoặc khi bạn cố ý muốn nâng vị thế đối phương | 56% coi đây là vị trí cạnh tranh trong bối cảnh kinh doanh. Trong bối cảnh xã giao như nhà hàng, chỉ 35% |
| B4 · Độc lập | Khi bạn không muốn giao thiệp | 42% đọc thông điệp này là thờ ơ hoặc thù địch |
Cái giá của vị trí cạnh tranh — đo được
Những người ngồi ở vị trí cạnh tranh thường nói những câu ngắn hơn, nhớ những gì họ đã nghe ít hơn, và có khuynh hướng phản biện nhiều hơn. Ba hiệu ứng này đều bất lợi cho bạn, và cả ba đều được tạo ra bởi một quyết định mà bạn đưa ra trước khi mở miệng.
Ba con số về cái bàn
Hình dạng bàn
| Bàn | Tạo ra | Dùng cho |
|---|---|---|
| Chữ nhật | Cạnh tranh và phòng thủ; mỗi người chiếm không gian bằng nhau và “giữ một quan điểm” | Thương lượng, trò chuyện ngắn, khiển trách |
| Vuông | Quan hệ cấp trên và cấp dưới; cuộc trò chuyện ngắn, đi thẳng vấn đề | Căng-tin, bàn làm việc chung |
| Tròn | Thoải mái, thân mật, bình đẳng | Thuyết phục; gia đình muốn đối xử bình đẳng với nhau |
Bàn chữ nhật trong họp — thứ tự quyền lực
Người ngồi đầu bàn và KHÔNG quay lưng ra cửa có quyền lực cao nhất. Tiếp theo là người ngồi đầu bàn đối diện. Rồi tới hai bên.
Nếu người đầu bàn quay lưng ra cửa, người đối diện trở thành người quyền lực nhất — và điều này xảy ra mà cả hai thường không nhận ra.
Một quan sát bổ sung: ở các bàn họp, vị trí hai bên thường sinh ra một vai trò khác — người quan tâm tới quan hệ nhóm và khích lệ mọi người tham gia. Và một thủ thuật rất đơn giản để kiểm soát toàn bộ việc này: đặt bảng tên lên chỗ ngồi.
Quy tắc lưng và cửa
Đây là một trong những can thiệp rẻ nhất và mạnh nhất trong cả chương, và nó dựa trên dữ liệu sinh lý chứ không dựa trên cảm giác.
Hô hấp, nhịp tim, tần số sóng não và huyết áp tăng nhanh khi người ta ngồi quay lưng ra phía không gian mở, đặc biệt nơi có người qua lại. Sự căng thẳng càng tăng nếu lưng của họ quay ra phía cửa mở hoặc cửa sổ thấp.
Muốn họ thoải mái và nói nhiều
Cho họ quay lưng vào tường hoặc vách ngăn vững chắc. Đây là cấu hình bạn nên dùng trong gần như mọi trường hợp.
Muốn họ mất bình tĩnh
Cho họ quay lưng ra không gian mở. Nhưng hiểu rõ: việc này làm giảm chất lượng thông tin bạn nhận được. Bạn đang đổi dữ liệu lấy sự bối rối.
Thiết kế ghế
Ba yếu tố nâng địa vị của người ngồi: kích cỡ và trang trí (lưng ghế càng cao thì quyền lực càng cao; ghế xoay hơn ghế cố định vì nó cho phép di chuyển khi căng thẳng), chiều cao ghế so với sàn, và vị trí ghế so với người kia.
Ngược lại, để đọc được nhiều hơn: ghế cố định, không tay vịn buộc người ngồi phải dùng các điệu bộ tiết lộ thái độ và cảm xúc của họ — vì tay không có chỗ để nghỉ và không dựng được rào chắn dễ dàng.
Cấu hình cân bằng, dùng được trong mọi bối cảnh dân sự
Ghế không tay vịn · không có bàn chắn · lưng quay vào tường · có quyền rời đi và quyền chọn chỗ ngồi · cộng với rapport. Cấu hình này tối đa hoá cả khả năng đọc lẫn chất lượng thông tin — thay vì đổi cái này lấy cái kia.
Phòng lớn — hiệu ứng hình phễu
Bên sân khấu
| Bạn đứng ở | Tác động | Hiệu quả |
|---|---|---|
| Bên trái khán giả | Thiên về bán cầu xử lý cảm xúc | Pha trò thì khán giả cười nhiều và lâu hơn |
| Bên phải khán giả | Thiên về bán cầu còn lại | Lời kêu gọi và chuyện cảm động được đón nhận tốt hơn |
Một dữ liệu liên quan: người ta giữ lại thông tin nhìn thấy ở trường thị giác bên phải nhiều gấp khoảng ba lần bên trái. Nghĩa là “bên tốt hơn” của bạn là bên trái của bạn — vì nó nằm trong trường thị giác bên phải của người khác.
Một quan sát trong lớp học
Khi quan sát hướng nhìn của giáo viên mỗi ba mươi giây trong mười lăm phút, người ta ghi nhận: nhìn thẳng phía trước 44% thời gian, nhìn sang trái 39%, nhìn sang phải chỉ 17%. Hệ quả: học sinh ngồi bên trái giáo viên ít bị gọi phát biểu hơn, và nhân viên bán hàng ngồi phía bên trái khách hàng ký được nhiều giao kèo hơn.
Bối cảnh bữa ăn
Một lời khuyên thực dụng đi ngược thói quen phổ biến: nếu bạn định bàn việc trong bữa tối, hãy hoàn tất mọi thoả thuận TRƯỚC khi thức ăn được mang ra. Sau khi ăn xong, máu từ não được chuyển xuống dạ dày để tiêu hoá, và người ta khó suy nghĩ kỹ lưỡng hơn.
Bài tập của chương
Một. Vẽ sơ đồ không gian nơi bạn thường gặp người khác. Đánh dấu: cái bàn ở đâu, ai quay lưng ra cửa, ghế có tay vịn không, có bao nhiêu vật dùng làm rào chắn được. Rồi sửa một thứ.
Hai. Trong cuộc gặp tiếp theo, dời ghế sang vị trí góc. Nếu không dời được ghế, xoay người bốn mươi lăm độ.
Ba. Lần tới khi bạn là khách trong văn phòng của ai đó, để ý: họ ngồi sau bàn hay mời bạn ra khu không có bàn? Ghi lại, và đối chiếu với kết quả cuộc gặp.
Tóm chương
- Trước mỗi cuộc gặp, tách rõ ba thứ người ta thường trộn lẫn: sự kiện biết chắc · tình báo tin là vậy · suy luận rút ra, cộng cột khoảng trống cần lấp. Dán lên tường, không giữ trong đầu. Trộn chúng lại là bước vào phòng với một kết luận rồi đi tìm bằng chứng cho nó.
- Chín phác hoạ nhân cách dùng như giả thuyết, không dùng như nhãn. Chính khung đó tự cảnh báo: hiểu thật sự một cá nhân đáng giá hơn nhiều so với kiến thức thấu đáo về cái ô mà ta đã xếp người đó vào. Riêng kiểu bị cảm giác tội lỗi dày vò thì nguy hiểm — lời buộc tội kích hoạt thú nhận giả.
- Trước khi kêu gọi lý tính, xác định xem sự kháng cự có dựa trên lý tính hay không. Kháng cự cảm xúc chỉ hoá giải được ở cấp độ cảm xúc — và ở đây “cấp độ cảm xúc” nghĩa là thấu cảm và rapport, không phải sợ hãi.
- Vị trí góc là tốt nhất về chiến lược: nhìn rõ nhau, dễ dùng điệu bộ, có cạnh bàn làm rào chắn một phần, không chia đôi lãnh thổ. Dời ghế sang đó làm dịu không khí căng thẳng. 55% chọn ngồi cạnh là vị trí hợp tác nhất; 56% coi đối diện là cạnh tranh trong kinh doanh, nhưng ở nhà hàng chỉ 35%; 42% đọc vị trí chéo góc là thờ ơ hoặc thù địch.
- Cái giá của vị trí cạnh tranh đo được: người ngồi đối diện nói câu ngắn hơn, nhớ ít hơn, phản biện nhiều hơn. Cả ba hiệu ứng đều bất lợi cho bạn, và cả ba đều do một quyết định bạn đưa ra TRƯỚC khi mở miệng.
- Ba con số về cái bàn: ở phòng mạch, 10% bệnh nhân thấy thoải mái khi có bàn, 55% khi không bàn; 76% quản lý cấp cao muốn bàn ngăn cách; và 95% lời từ chối trong phỏng vấn được đưa ra khi người phỏng vấn ngồi phía sau bàn. Được mời ngồi ở khu không có bàn là dấu hiệu tích cực rất mạnh.
- Bàn tròn chỉ bình đẳng khi mọi người cùng địa vị. Có một người cao hơn thì nó thành một thang bậc hoàn chỉnh — 68% cho rằng người ngồi đối diện biểu thị không muốn bị quấy rầy, 71% nói họ trò chuyện thân thiện khi ngồi ngay bên cạnh. Thủ thuật kiểm soát toàn bộ việc này: đặt bảng tên lên chỗ ngồi.
- Quy tắc lưng và cửa dựa trên sinh lý, không dựa trên cảm giác: hô hấp, nhịp tim, tần số sóng não và huyết áp đều tăng nhanh khi người ta quay lưng ra không gian mở. Muốn họ nói nhiều: cho họ quay lưng vào tường. Muốn họ mất bình tĩnh thì làm ngược lại — nhưng hiểu rõ bạn đang đổi dữ liệu lấy sự bối rối.
- Cấu hình cân bằng dùng được trong mọi bối cảnh dân sự: ghế không tay vịn · không có bàn chắn · lưng quay vào tường · có quyền rời đi và quyền chọn chỗ ngồi · cộng với rapport. Nó tối đa hoá cả khả năng đọc lẫn chất lượng thông tin, thay vì đổi cái này lấy cái kia.
- Chỗ ngồi gây ra hành vi, không chỉ phản ánh nó. Ép người thụ động lên hàng đầu thì họ tham gia và nhớ nhiều hơn; ép người tích cực ra sau thì họ hoạt động kém đi. Trong lớp học, giáo viên nhìn thẳng 44% thời gian, sang trái 39%, sang phải chỉ 17%.
- Nếu bàn việc trong bữa tối, hoàn tất mọi thoả thuận trước khi thức ăn được mang ra — ăn xong thì máu từ não chuyển xuống dạ dày và người ta khó suy nghĩ kỹ lưỡng hơn. Sáu điều kiện bối cảnh còn lại đều miễn phí: chúng chỉ là việc chọn nhà hàng và chọn bàn cho đúng.